Bolehkah Perusahaan Menahan Ijazah Karyawan? Ini Hukumnya
“SE Menaker 2025 melarang perusahaan menahan ijazah karyawan kecuali ijazah hasil pelatihan yang dibiayai dan disepakati tertulis.”
Praktik perusahaan menahan ijazah asli karyawan sebagai jaminan selama masa kerja adalah fenomena yang jamak ditemui di Indonesia. Dalihnya beragam, mulai dari mencegah karyawan mengundurkan diri sebelum kontrak berakhir (terutama setelah mendapatkan pelatihan mahal) hingga sebagai jaminan atas aset perusahaan yang dipercayakan kepada karyawan.
Namun pertanyaan yang mendasar adalah, apakah praktik yang dilakukan oleh banyak perusahaan di Indonesia diperbolehkan secara hukum?
Apa itu Ijazah?
Menurut Pasal 1 angka 1 Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 50 Tahun 2024 tentang Ijazah, Sertifikat Kompetensi, dan Sertifikat Profesi Jenjang Pendidikan Tinggi, Ijazah adalah dokumen yang diberikan kepada lulusan pendidikan akademik dan pendidikan vokasi sebagai pengakuan terhadap prestasi belajar dan/atau penyelesaian program studi terakreditasi yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi
Ijazah sendiri seringkali menjadi sebuah persyaratan untuk beberapa tenaga kerja untuk mendaftar dan melamar pada pekerjaan yang diinginkan. Sehingga dalam beberapa kesempatan orang-orang yang mendaftar menyerahkan Ijazahnya untuk kepentingan melamar di sebuah perusahaan.
Analisis Berdasarkan Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Tahun 2025
Praktik penahanan Ijazah dalam dunia kerja seringkali menjadi sebuah kebiasaan di dunia industri di Indonesia. Biasanya perusahaan yang menahan ijazah memiliki maksud untuk menahan karyawan yang sudah terikat kontrak untuk mencari pekerjaan di tempat lain selama periode kontrak berjalan. Adapun alasan perusahaan biasanya menjadikan ijazah sebagai objek jaminan untuk memastikan pelaksanaan perjanjian kerja. Hal ini tentu menimbulkan berbagai permasalahan di dalamnya.
Untuk menentukan apakah praktik demikian apakah diperbolehkan atau tidak, kita harus merujuk pada SE Menaker No. M/5/HK.04.00/V/2025 yang mengatur mengenai penahanan ijazah pada ruang lingkup hubungan industrial. Dalam SE Menaker No.M/5/HK.04.00/V/2025 sendiri dijelaskan ketentuan sebagai berikut:
- Pemberi kerja tidak diperbolehkan menetapkan syarat atau menahan ijazah maupun dokumen pribadi milik pekerja sebagai jaminan untuk dapat bekerja;
- Calon pekerja dan pekerja perlu secara cermat membaca dan memahami isi perjanjian kerja, terutama jika terdapat ketentuan mengenai penyerahan ijazah atau dokumen pribadi sebagai jaminan;
- Apabila terdapat alasan yang sah menurut hukum yang mengharuskan penyerahan ijazah atau sertifikat kompetensi kepada pemberi kerja, maka hal tersebut hanya diperbolehkan dengan syarat:
- Ijazah atau sertifikat tersebut berasal dari pendidikan atau pelatihan yang biayanya ditanggung oleh pemberi kerja dan dituangkan dalam perjanjian tertulis;
- Pemberi kerja wajib menjaga keamanan dokumen tersebut serta bertanggung jawab memberikan ganti rugi apabila dokumen rusak atau hilang.
Oleh karena itu, berdasarkan SE Menaker No.M/5/HK.04.00/V/2025, secara prinsip praktik menahan ijazah karyawan sebagai jaminan kerja tidak diperbolehkan karena dapat melanggar hak pekerja untuk memperoleh pekerjaan yang lebih baik.
Alternatif Menjaga Komitmen Karyawan Tanpa Menahan Ijazah
Mengingat penahanan ijazah cenderung merugikan pekerja dan melanggar hukum, perusahaan sebaiknya mencari cara lain yang sah untuk memastikan karyawan berkomitmen pada masa kerjanya. Berikut beberapa alternatif atau mekanisme hukum yang dapat ditempuh perusahaan tanpa menyalahi hak pekerja:
- Perjanjian Ikatan Dinas atau Training Agreement
Jika perusahaan mengeluarkan biaya untuk pendidikan atau pelatihan karyawan, buatlah perjanjian ikatan dinas yang jelas. Dalam perjanjian ini diatur bahwa karyawan bersedia bekerja di perusahaan untuk jangka waktu tertentu setelah pelatihan, atau jika mengundurkan diri sebelum masa ikatan selesai, wajib mengganti biaya pelatihan secara proporsional.
Perjanjian ikatan dinas semacam ini sah menurut hukum dan dapat menjadi dasar penagihan ganti rugi secara perdata apabila dilanggar. Yang penting, perjanjian tersebut disepakati kedua belah pihak tanpa paksaan dan nilainya wajar. Dengan mekanisme ini, perusahaan mendapat jaminan finansial atas investasinya tanpa perlu menyita ijazah karyawan.
- Klausul Ganti Rugi dalam Kontrak Kerja
UU Ketenagakerjaan sebenarnya telah mengatur konsekuensi pemutusan hubungan kerja sebelum waktunya, khususnya untuk karyawan kontrak (PKWT). Pasal 62 UU Ketenagakerjaan (yang tetap berlaku pasca UU Cipta Kerja) menyatakan bahwa jika salah satu pihak mengakhiri kontrak sebelum masa berakhir, pihak yang memutuskan hubungan kerja wajib membayar kompensasi kepada pihak lainnya sebesar upah sisa kontrak yang belum dijalani.
Perusahaan dapat menegaskan ketentuan ini dalam perjanjian kerja, jika karyawan resign sebelum kontrak habis, ia harus membayar penalti sesuai aturan perundang-undangan. Dengan adanya klausul tersebut, hak perusahaan terlindungi secara hukum untuk menagih penalti tanpa harus menahan dokumen milik karyawan. Penting diingat bahwa penalti harus sesuai aturan (tidak boleh bersifat paksaan berlebihan) dan dapat diuji secara hukum.
- Rekrutmen dan Manajemen SDM yang Efektif
Banyak kasus karyawan keluar di tengah jalan disebabkan ketidakcocokan atau ketidakpuasan. Solusi jangka panjangnya adalah meningkatkan proses rekrutmen dan manajemen sumber daya manusia. Pilihlah kandidat yang tepat sejak awal, sesuai kualifikasi dan passion, sehingga risiko mengundurkan diri lebih kecil. Berikan onboarding dan pelatihan yang baik, serta ciptakan lingkungan kerja yang kondusif.
Perusahaan juga bisa melakukan evaluasi berkala untuk mengetahui keluhan karyawan. Dengan pengelolaan SDM yang baik, perusahaan tidak perlu menggunakan cara-cara ekstrim seperti menahan ijazah, karena turnover karyawan dapat ditekan secara natural.
Ketahui Hak Anda dan Cara Menghadapinya
Dari paparan di atas, dapat disimpulkan bahwa menahan ijazah karyawan pada dasarnya bukan praktik yang dibenarkan menurut hukum Indonesia. Meskipun dulu tidak ada aturan tertulis yang spesifik, tren hukum saat ini jelas melarang penahanan ijazah oleh perusahaan. Pemerintah melalui Kementerian Ketenagakerjaan telah menegaskan bahwa perusahaan dilarang menjadikan ijazah atau dokumen pribadi sebagai jaminan kerja, kecuali dalam kondisi terbatas yang sudah diatur. Praktik ini dianggap merugikan pekerja, melanggar hak dasar atas dokumen pribadi, dan bahkan dapat berujung pada tindak pidana penggelapan atau pemerasan bagi perusahaan yang melanggarnya.
Bagi para pekerja dan calon karyawan, penting untuk mengetahui bahwa Anda berhak menolak menyerahkan ijazah asli kepada perusahaan jika diminta sebagai jaminan kerja, apalagi tanpa perjanjian yang jelas. Bacalah dengan saksama setiap surat perjanjian kerja sebelum menandatanganinya. Jika menemukan klausul penahanan ijazah yang tidak wajar, Anda berhak bertanya atau bernegosiasi. Ingatlah bahwa hubungan kerja harus didasarkan pada perjanjian yang adil, bukan pada penahanan dokumen pribadi.
Apa yang dapat Anda lakukan jika ijazah Anda ditahan secara tidak sah?
- Cobalah selesaikan secara kekeluargaan: komunikasikan dengan pihak HRD atau manajemen untuk meminta ijazah dikembalikan, terutama jika kewajiban Anda (misalnya masa kontrak atau ganti rugi) sudah terpenuhi.
- Jika perusahaan tetap menolak, jangan ragu menempuh jalur hukum. Anda bisa mengadu ke Dinas Ketenagakerjaan setempat atau langsung ke Kementerian Ketenagakerjaan melalui call center atau email pengaduan resmi.
- Pemerintah juga menyediakan layanan pelaporan online melalui situs LAPOR! (lapor.go.id) yang bisa diakses dimana saja.
- Selain jalur ketenagakerjaan, pelaporan ke kepolisian bisa ditempuh jika sudah mengarah ke pidana (misalnya ijazah tidak dikembalikan padahal kontrak usai, atau diminta tebusan uang). Aparat akan menilai unsur pidananya, misalnya memenuhi penggelapan (Pasal 372/374 KUHP) atau pemerasan (Pasal 368 KUHP).
Jika anda ingin berkonsultasi dan ingin mengetahui lebih lanjut mengenai hukum ketenagakerjaan dan praktiknya, bisa langsung hubungi GOLAW.id melalui sales@golaw.id atau Klik di Sini untuk konsultasi lebih lanjut dengan ahli.
Author: Mochamad Charomen Ramadhani